この記事を読むのに必要な時間は約9分です。
突然の忌引の連絡がメールで来るとどうやって返信したら良いのか迷いますよね。
顔が見えないからこそ、言葉を選んで気の利いた返信が出来たら大人として素敵です。
そこで今回は、忌引の連絡がメールで来た時の返信内容についてまとめました。
具体的な事例も載せていますので参考にしてください。
このページの目次
忌引メールの返信
会社を忌引で休む場合は上司・部下に忌引メールか電話で連絡をします。
忌引のメールを受け取ったらお悔やみメールを返信してください。
返信メールの基本的な構造は「タイトル」と「本文」です。
忌引メールの返信する時のタイトル（件名）
お悔やみメールであることと「名前」をタイトルに入れます。
同僚や上司の場合は部署名も明記しておくと受け取った側が誰からメール返信があったのか送
り主がわかりやすいです。
- ＜名前＞より お悔やみ申し上げます
- お悔やみ申し上げます ＜名前＞より
- ＜部署名＞ ＜名前＞より お悔やみ申し上げます
- ＜名前＞より 哀悼の意を表します
などをタイトルとして入れてください。
遺族の方は悲しみをこらえて葬儀の準備をしています。
悲しみの中バタバタとたくさんの方に電話をしたり、メールを送ったりする作業に追われているのが想像できます。
分かりにくい件名のメールは後回しにされたり、迷惑メールと間違えられる可能性もあります。
普段にも増して件名を簡潔に、用件が分かるようにする必要があります。
忌引メールの返信する時の本文
忌引メールへ返信する本文は2～3文程度で大丈夫です。
1文目に忌引メールの内容を確認したことが分かる文を入れます。
忌引メールの送った方が「送った忌引メールを読んでくれた」「内容が伝わった」と分かるようにするためです。
- ○○様のご逝去を知り、心からお悔やみ申し上げます。
- ○○様のご逝去に際し、お悔やみ申し上げます。
- ○○様のご逝去の報に接し、メールにてお悔やみ申し上げます。
- ○○様のご不幸に、略式ながらメールにてお悔やみ申し上げます。
- ご身内にご不幸がおありだったと伺い、心からお悔やみ申し上げます。
などで始め、お悔やみの気持ちを表す言葉を加えてください。
上司や部下への返信の場合は2文目に安心して会社を休んでも大丈夫という内容の文を入れます。
- いろいろと大変ですが、業務の方は気にせずに休んでください。
- 仕事の事は気にせずに、故人をお見送りください。
- 仕事のことはお気になさらず、最後のお別れをして下さい。
- 仕事については、心配無用です。
などです。
最後の3文目に結びの言葉を入れます。
- 哀悼の意を表します。
- ご冥福をお祈りいたします。
- 安らかなご永眠をお祈りいたします。
など、シンプルな言葉を用いると相手に負担をかけません。
件名と同じく本文も簡潔に、伝わりやすさや読みやすさを意識して書くようにしてください。
葬儀に参列できない場合はもう1文付け加える
葬儀に参列できない場合は弔問に伺えないお詫びを加えるようにしてください。
一文目と二文目、または二文目と三文目の間に
- 都合によりご葬儀に伺うことが出来ず申し訳ありません。
- 遠方のため、駆けつけることが出来ず申し訳ありません
- 本来であれば直接お会いしてお悔やみを申し上げるところですが、略儀ながらメールにて失礼します。
などと入れておくと親切です。
忌引メールの返信事例1（会社の上司に返信するメール）
タイトル：＜部署名＞ ＜氏名＞より お悔やみ申し上げます
本文：
○○様の突然の訃報に、大変驚いております。
本来であれば直接お目にかかりお悔やみを申し上げたいところではございますが、略式ながらメールにてお悔やみ申し上げます。
仕事のことは全て任せてください。
心よりご冥福をお祈り申し上げます。
自分より目上の方へのメールだということを念頭に置き、かしこまった形で返信してください。
失礼のない、シンプルな言葉を慎重に選んで下さい。
相手に必要以上の負担をかけることのない内容になるよう注意しながら書いてください。
忌引メールの返信事例2（会社の同僚・後輩・部下に返信するメール）
タイトル：＜部署名＞ ＜氏名＞より お悔やみ申し上げます
本文：
この度はお身内にご不幸があったと伺い本当に驚いております。
略式ながら、メールにてお悔やみ申し上げます。
仕事のことは気になさらず、最後のお別れをなさって下さい。
心よりご冥福をお祈り申し上げます。
会社の上司に返信するよりも少し柔らかい表現で大丈夫です。
身内に不幸があった場合は忌引休暇を取り、仕事を数日休む方が多いです。
仕事のことは心配ないという内容の一言を付け加えると相手も安心します。
忌引メールへの返信のポイント
忌引メールの返信にはいくつかポイントがあります。
忌引メールの送信主である遺族は家族を亡くして悲しい気持ちの中にいます。
葬儀の準備でバタバタしていることが予想できます。
その心境を思いやり、言葉遣いには細心の注意を払って下さい。
「忌み言葉」を使わない
忌み言葉とは、縁起の悪い言葉のことです。
相手によっては気にしない方もいますが、常識として使わない方が無難です。
不幸が重なることを連想させる単語です。
- 重ね重ね
- たびたび
- またまた
- 重々
- いよいよ
- 再三
- ますます
- 返す返すも
- 次々
- 追って
- 再び
- 続く
- なお
- 浮かばれぬ
などは忌引メールの返信には使わないようにしてください。
宗教の違いに注意する
宗教によっては死を表す言葉に違いがあります。
- 仏教では「成仏」「冥福」
- 神道では「永別」「帰天」
- キリスト教では「召天」「神のもとに召される」
などと表現します。
亡くなった方や遺族の方がクリスチャンの場合は「ご冥福をお祈りします」という仏教の言い方は避けるようにしてください。
忌み言葉も宗教によって違いがあります。
仏式での忌み言葉は「浮かばれない」「迷う」などです。
神式やキリスト教式葬儀での忌み言葉は「成仏」「供養」「冥福」「往生」などです。
相手の宗教まで分からないことも多いと思いますので、忌引メールの返信にはなるべくシンプルな言葉を使うのが無難です。
故人の死因を尋ねない
遺族の気持ちを考えると、忌引メールの返信で死因を尋ねるのはタブーです。
亡くなった状況を思い返すと悲しみが増し、思い返すのがつらいと思っている遺族の方も多いです。
生死に対する直接的な表現を避ける
「死亡」「死去」「亡くなった」は「ご逝去」、「ご存命」「生きていた頃」は「ご生前」に言い換えます。
直接的な表現は遺族の方の悲しみを増幅させてしまう可能性があります。
生死についての直接的な表現は避けるようにしてください
絵文字は注意して使う
絵文字を使ってはいけないわけではありませんが注意が必要です。
携帯の機種によっては絵文字のニュアンスが変わることもあります。
表示されずに、文字化けすることもあります。
絵文字は使わない方が無難です。
どうしても使いたい場合は、絵文字がなくても内容が伝わる文章になるようにしてください。
最後に読み返してチェックする
送信する前に誤字脱字がないか、不適切な表現がないか確認してから送るようにしてください。
書いている時は気がつかなくても、あとで読み返すと直した方がいいところが目につくこともあります。
客観的に見直してから送るようにしてください。
忌引と忌引き休暇
忌引（きびき）と忌引休暇を同じ意味で捉えている人も多くいます。
社会人や学生の場合、身近な人が亡くなると自分自身は健康で出勤あるいは出席できる状態でも会社や学校を休むというイメージが強くあるためです。
忌引とは本来は身近な親族が亡くなり喪に服すことを表しています。
忌引休暇は”忌引”のための休暇であることを知っておいてください。
忌引休暇の日数
忌引休暇となる日数は会社の就業規則や労働条件、学校の場合は教育委員会で定められている教務規則などによって様々です。
正確な日数は会社や学校で確認してください。
一般的な日数は、
- 配偶者 … 10日間
- 父母 … 7日
- 子 … 5日
- 祖父母 … 3日
- 兄弟姉妹 … 3日
- 叔父・叔母 … 1日
- 孫 … 1日
- 配偶者の父母 … 3日
- 配偶者の祖父母 … 1日
- 配偶者の兄弟姉妹 … 1日
です。
遠方に住んでいる親族が亡くなった時に葬儀に参列する場合は、移動に日数が追加されるケースもあります。
会社や学校によって様々です。
日数は必ず確認するようにしてください。
会社の場合は総務部に確認すると教えてもらえることが多いです。
まとめ
人の死は突然訪れます。
急な忌引メールにどう返信しようか焦ってしまいますが返信はそんなに難しくありません。
亡くなった方や遺族の方を思いやる気持ちが一番大切です。
悲しみを共感し、心身をいたわる気持ちを素直に伝えるように心がけてください。
忌引メールの基本的なポイントを確認して送るようにすれば大丈夫です。
メールでのやりとりは直接顔を見てお悔やみを伝えるのとは違います。
小さな誤解や受け取り方の違いも、すぐに訂正することができません。
顔が見えないからこそ、誤解が生じたり失礼があったりしないように注意してくださいね。
今後もよい付き合いをしていくためにも、適切なお悔やみを伝えられるといいですね。